Quản trị doanh nghiệp - các bước xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp

Xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp tốt thì hoạt động của doanh nghiệp sẽ trở nên trơn tru đồng thời sẽ ổn định hơn trong tổ chức. Các công việc được sắp xếp hợp lý hơn, năng suất cao hơn và thu được nhiều lợi nhuận hơn.

Để đạt được hiệu quả nêu trên, chúng ta cùng KTgroup xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp với 6 bước như sau:

1. Xây dựng quy chế quản trị

Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản nội bộ do công ty ban hành, trong đó quy định về các cách thức để điều hành, kiểm soát công ty. Ngoài ra, Quy chế quản trị cũng quy định hoạt động, tài chính quản lý các hoạt động chung; tài chính, tài sản của doanh nghiệp.

Đối với các CTCP vừa - lớn, quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể bao gồm các nội dung sau:

• Trình tự, thủ tục về triệu tập, biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông;
• Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT;
• Trình tự, thủ tục tổ chức họp HĐQT;
• Trình tự, thủ tục lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý;
• Quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa HĐQT, Ban kiểm soát và Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành;
• Quy định về đánh giá hàng năm đối với hoạt động, khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành và các cán bộ quản lý khác;
• Quy trình, thủ tục về việc thành lập và hoạt động của các tiểu ban thuộc HĐQT. Việc xây dựng quy chế quản trị đòi hỏi phù hợp với định hướng, mục tiêu của nhà quản lý cũng như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Quy chế quản trị chung này sẽ là nền tảng cho các bước tiếp theo, là khung để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh.

2. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức – chức năng nhiệm vụ

• Phác thảo nên một sơ đồ cơ cấu tổ chức hợp lý nhằm hỗ trợ thực thi các mục tiêu của doanh nghiệp.
• Xây dựng bộ tài liệu mô tả chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
• Tạo bản mô tả công việc của các vị trí chủ chốt.
• Phác thảo ma trận phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.

3. Xây dựng hệ thống quản trị tài chính

Quản trị tài chính là quản trị về tiền, dòng tiền, kế hoạch thu - chi của doanh nghiệp.

Việc xây dựng hệ thống quản trị tài chính càng chặt chẽ, càng chi tiết thì doanh nghiệp càng được giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành.

4. Xây dựng hệ thống quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh

Ban lãnh đạo sẽ thiết lập các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động mua hàng, lập kế hoạch (SXKD), kiểm soát quá trình SXKD, bán hàng, kiểm soát sản phẩm sai hỏng, quản lý xuất – nhập – tồn kho, tiếp nhận và xử lý thông tin khách hàng

5. Tạo dựng hệ thống quản trị nguồn lực

Nguồn lực đầu vào chủ yếu của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào đều là vốn và lao động. Vốn ở đây không chỉ là tiền mặt mà còn là tài sản cố định, cơ sở vật chất phục vụ cho sản xuất kinh doanh.

Doanh nghiệp cần xây dựng các hệ thống chặt chẽ nhằm quản lý hiệu quả 2 loại đầu vào này, thông qua việc xây dựng:

Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, theo dõi năng lực nhân sự

Các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý máy móc – thiết bị, bảo trì, bảo dưỡng và sữa chữa máy moc – thiết bị

6. Thiết lập hệ thống quản trị hành chính

Bước cuối cùng để hoàn thành một hệ thống quản lý hoàn chỉnh đó là quản lý hành chính doanh nghiệp.Ban điều hành cần xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn quản lý thông tin, tài liệu của doanh nghiệp, các công văn – văn bản đến và đi.