Quan trị doanh nghiệp là
gì?
Quan trị doanh nghiệp (“QTDN”)
là hệ thống các quy tắc,
cơ chế, quy định mà thông qua đó doanh nghiệp được điều hành và kiểm soát. Về
cơ bản, QTDN liên quan đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan, chẳng
hạn như cổ đông, người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, người xuất vốn, chính
phủ và cộng đồng.
QTDN cũng lập ra các nguyên tắc nhằm đạt được
mục tiêu của công ty, bao gồm tất cả các lĩnh vực quản trị từ kế hoạch thực
hiện, quy trình kiểm soát nội bộ cho đến việc đo lường hiệu quả và việc công bố
thông tin công ty.
Chức năng của QTDN
Quản trị trong doanh
nghiệp phải đảm bảo được 4 chức năng cơ bản: Chức năng kế hoạch và dự báo,
Chức năng tổ chức thực hiện, Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo, Chức năng kiểm tra
kiểm soát và ra các quyết định điều chỉnh. Các chức năng này bắt buộc phải
có mối quan hệ chặt chẽ trong một hệ thống quản trị thống nhất. Trong QTDN, các
chức năng này cần được thực hiện một cách đồng bộ và phù hợp tạo ra sự cộng
hưởng nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động liên tục và không ngừng phát triển,
đạt được những mục tiêu chung đã đề ra.
Ø
Chức
năng kế hoạch và dự báo.
Đây là chức năng cơ bản và đầu tiên của quá trình QTDN và phải đảm bảo dự báo
được các nội dung sau: Tình hình và các môi trường bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp, xây dựng mục tiêu, các nguồn lực cần có, trách nhiệm của các bên liên
quan, các công việc chi tiết được thực hiện trong phạm vi nguồn lực và thời
gian sẵn có, các điều kiện để hoàn thành được các mục tiêu đã đặt ra.
Ø
Chức
năng tổ chức thực hiện.
Tổ chức thực hiện kế hoạch bao gồm tổ chức bộ máy và con người từ hình thành cơ
cấu tổ chức cho đến phân công nhân lực, phân công công tác, phân bổ nguồn lực
theo từng cá nhân, nhóm người, bộ phận chức năng trong một doanh nghiệp. Ngoài
ra việc tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh còn bao gồm việc xây dựng và ban
hành chính sách, các cơ chế phối hợp hoạt động trong doanh nghiệp để đảm bảo
toàn bộ các hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Ø
Chức
năng lãnh đạo, chỉ đạo: Đây
là chức năng có sự đa dạng về nghệ thuật quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp. Chức
năng này là việc lãnh đạo quá trình thực hiện bao gồm nhiều hoạt động liên quan
đến cơ chế, chính sách hành vi, phong cách làm việc và quản trị nhằm khuyến
khích nhân viên nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Ø
Chức
năng kiểm tra kiểm soát và ra các quyết định điều chỉnh trong quá trình kinh
doanh: Kiểm tra, theo dõi quá
trình hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin
quản lý và thu thập các thông tin cần thiết nhằm nắm bắt tình hình thực tế các
công việc so với kế hoạch đã đề ra. Chức năng này rất quan trọng, đảm bảo kế
hoạch thực hiện đúng hoặc có những điều chỉnh cần thiết, kịp thời, sát với thực
tế.
Nguyên tắc QTDN
Trên thực tế có rất
nhiều lý thuyết và nguyên tắc QTDN được chia sẻ. Mỗi lý thuyết, nguyên tắc được
tạo ra đều nhằm giúp cho việc tổ chức và quản trị tổ chức đạt hiệu quả cao khi
doanh nghiệp nhận thức và vận dụng được các quy luật này. Cho đến thời điểm
hiện nay, bộ 14 nguyên tắc của Fayol(1) là một trong những lý
thuyết đầu tiên về quản lý được tạo ra, và được xem là toàn diện nhất.
1. Chuyên môn hóa/Phân
công hóa lao động nhằm thúc đẩy sự
tập trung và hiệu quả trong công việc của người lao động và doanh nghiệp, đảm
bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng.
2. Thẩm quyền phải đi
kèm với trách nhiệm tương ứng. Để làm tròn trách nhiệm thì thẩm quyền phải được cấp hợp lý, bao
gồm cả quyền yêu cầu những cá nhân có liên quan cùng tham gia. Và trên hết
người có quyền quyết định phải chịu trách nhiệm về quyết định mình đưa ra để
tránh dẫn tới thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu.
3. Kỷ luật. Kỷ luật bao gồm các tiêu chuẩn, thống nhất
trong hành động, sự tuân thủ quy tắc và các giá trị, là yếu tố then chốt để một
doanh nghiệp hoạt động trơn tru.
4. Thống nhất về mệnh
lệnh. Nguyên tắc này có
nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một lãnh đạo mà thôi.. Bởi vì các
nhà lãnh đạo ra có thể sẽ đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau cho cùng một
công việc khiến nhân viên rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.
5. Thống nhất về đường
lối. Các nhóm làm việc
có cùng mục tiêu nên làm việc dưới sự lãnh đạo của một người đứng đầu và có một
kế hoạch thống nhất nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, thuần nhất trong mọi
hoạt động.
6. Lợi ích chung cần đặt
lên trên hết. Nếu hiểu các
nguyên tắc của Fayol được xây dựng với giả định mọi lợi ích và quyết định của
tổ chức đều trung lập và có lý thì nguyên tắc này yêu cầu lợi ích của một nhân
viên hay nhóm không được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Và khi có sự
khác biệt không thống nhất giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung thì nhiệm vụ
của cấp quản trị là phải hòa giải hợp lý.
7. Thù lao. Mức thù lao cần phải công bằng và thỏa mãn
cho cả nhân viên và chủ doanh nghiệp.
8. Tập trung hóa. Đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ
chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Ngay cả ở trong những tổ chức
có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa vẫn tập trung vào tay một số người mà
thôi.
9. “Xích lãnh
đạo”. Mối quan hệ giữa lãnh
đạo và nhân viên cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới cần được đảm bảo nguyên
tắc rõ ràng, hợp lý, hai bên cùng hiểu, đảm bảo vận dụng linh hoạt, không cứng
nhắc.
10. Trật tự. Mọi doanh nghiệp nên để cho mỗi nhân viên
có chỗ đứng riêng, có bổn phận phù hợp với tổ chức, luôn cảm thấy tự tin và an
toàn trong môi trường làm việc. Vật nào, người nào cũng có chỗ riêng của nó,
cần phải đặt cho đúng vật nào, người nào vào chỗ nấy.
11. Sự công bằng. Sự công bằng và công lý nên thấm nhuần vào
tư tưởng của tổ chức – cả trong nguyên tắc lẫn hành động nhằm tạo nên lòng
trung thành và sự tận tụy của nhân viên đối với doanh nghiệp.
12. Ổn định nhiệm vụ. Các nhân viên cần có thời gian để thích
ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Sự ổn định đảm bảo cho các
hoạt động có mục tiêu rõ ràng và điều kiện để chuẩn bị chu đáo.
13. Sáng kiến. Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, sự
nhiệt huyết, nhiệt tình và cống hiến đều đến từ những người có cơ hội thể hiện
những sáng kiến cá nhân của mình.
14. Tinh thần đoàn
kết. Việc xây dựng và duy trì
sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là vô cùng cần thiết. Sự thống
nhất, sự đoàn kết nhất trí trong một doanh nghiệp sẽ mang lại những hiệu quả to
lớn.